Politica de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal

NOTĂ DE INFORMARE

Societatea Fix Co Prod Food s.r.l. cu sediul în București, sector 6, str. Gârleni, nr.3, bl.C79, sc.1, etj.7, ap.25, camera nr.1, C.U.I.: RO28107709, („Fix Co Prod Food” sau „Operatorul”) prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentul (UE) nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

1. „Legalitatea prelucrării datelor cu caracter personal de către Fix Co Prod Food Srl”

Potrivit dispozițiilor art. 6 din Regulamentul general privind protecția datelor (UE) nr. 679/2016, prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:

a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

b) prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

d) prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

e) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;

f) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Litera (f) din primul paragraf nu se aplică în cazul prelucrării efectuate de autorități publice în îndeplinirea atribuțiilor lor.

2. „Scopul Prelucrării”

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal este vânzarea/furnizarea de mărfuri in mod direct cat si prin intermediul platformei on-line (www.varzamurata.ro) la cererea clienților Fix Co Prod Food s.r.l., constând in serviciile de comercializare ale produselor marca Mama Nina.

Pentru emiterea facturii fiscale, a avizului de însoțire a mărfii si a livrării produselor comandate la destinatar (persoana vizata) solicitate de clienții săi, societatea Fix Co Prod Food s.r.l. poate colecta și prelucra date cu caracter personal transmise de persoane fizice/persoane juridice, prin reprezentanți, care solicită o ofertă de produse sau care încheie un contract cu societatea noastră. În cazul persoanelor juridice, Fix Co Prod Food s.r.l. colectează și utilizează datele personale aparținând reprezentanților legali, împuterniciților sau altor persoane desemnate ca persoane de contact în relația cu societatea noastră. De asemenea, Fix Co Prod Food s.r.l. poate colecta date personale furnizate de orice persoană fizică care solicită informații privind produsele marca Mama Nina, în vederea livrării, furnizării de informații sau pentru desfășurarea oricăror alte activități în legătură cu furnizarea produselor marca Mama Nina.

Colectarea datelor personale poate avea loc prin diverse metode, în funcție de modalitatea în care alegeți să comunicați cu noi: telefonic, prin intermediul poștei electronice, prin utilizarea website-ului www.varzamurata.ro, prin contactarea unui reprezentant de vânzări sau agent din rețeaua de magazine proprii sau în mod direct, prin comunicarea datelor dvs. personalului nostru din teren.

3. “Categorii de date utilizate de Fix Co Prod Food s.r.l.”

- Date de identificare, facturare si date de contact.

În funcție de serviciile prestate, datele pe care le putem colecta și prelucra sunt cele de identificare, cele de facturare și date de contact precum: nume, prenume, CNP, seria și numărul cărții de identitate și alte date din actul de identitate, adresa de e-mail, număr de telefon, profesie/funcție deținută, adrese de domiciliu / facturare / livrare produse, informații bancare (date privind cardul bancar, contul IBAN, dacă este necesar pentru efectuarea unei plăți la achiziția unui produs sau în cazul plății unei facturi). Aceste date sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului, livrarea produselor, facturare și încasare și orice alte activități care țin de derularea contractului cu societatea Fix Co Prod Food s.r.l.

Transmiterea acestor date este necesară furnizării produselor marca Mama Nina. În lipsa acestor informații, Fix Co Prod Food s.r.l. nu va putea presta către dvs. produsele/serviciile solicitate.

De asemenea, există situații în care vom colecta și înregistra temporar e-mailurile sau mesajele din formularele de contact, dar și imaginea, ori de câte ori vă prezentați într-unul dintre magazinele noastre. Imaginea dvs. ce ar putea fi înregistrată de către camerele de supraveghere instalate în locațiile Fix Co Prod Food s.r.l. nu este folosită în alte scopuri, aceste înregistrări fiind efectuate și păstrate pentru asigurarea pazei și protecției persoanelor și bunurilor comercializate.

Exceptând cele menționate mai sus, societatea Fix Co Prod Food s.r.l. se angajează să nu dezvăluie datele personale conținute de documentele fiscale si de expediere/transport pregătite, la solicitarea clienților săi, decât în cazul în care trebuie să respecte obligațiile impuse de legislația în vigoare.

4. ”In ce scopuri sunt utilizate datele dvs. de către Fix Co Prod Food s.r.l.?”

Fix Co Prod Food s.r.l. colectează, prelucrează si păstrează datele dumneavoastră in vederea îndeplinirii următoarelor scopuri:

a) Furnizarea produselor marca Mama Nina si derularea contractului cu Fix Co Prod Food s.r.l.. Datele pe care Fix Co Prod Food s.r.l. le colectează, prelucrează și păstrează în acest scop sunt, în mare parte, date cu caracter personal necesare pentru derularea mai multor operațiuni necesare in vederea furnizării produselor marca Mama Nina si derulării contractului cu Fix Co Prod Food s.r.l., cum ar fi:

- Pregătirea, negocierea si transmiterea de oferte;

- Starea comenzilor si livrarea produselor;

- Facturarea produselor si încasarea plaților;

- Contactarea sau informarea in legătura cu orice problema legata de furnizarea produselor marca Mama Nina;

- Intocmirea, derularea si administrarea unui contract;

- Verificarea si recuperarea debitelor;

- Cercetare de piață, statistică, urmărire și monitorizare a vânzărilor și a comportamentului consumatorului;

- Gestionarea volumului și a modului de utilizare a produselor;

- Evaluarea produselor si serviciilor oferite.

b) Marketing. Societatea Fix Co Prod Food s.r.l. utilizeaza datele personale pentru a transmite oferte de produse oferite de Fix Co Prod Food s.r.l. adaptate nevoilor dvs., numai daca v-ați exprimat consimțământul in acest sens. Datele personale ne ajuta sa știm care sunt așteptările si nevoile dvs. cu privire la produsele pe care vi le oferim. Astfel, va vom include in campaniile noastre promoționale. Pentru a fi la curent cu cele mai noi oferte si beneficii, va puteți exprima oricând opțiunea de a primi comunicări comerciale, astfel:

- In cazul persoane fizice: prin completarea Formularului de acord de prelucrare a datelor in scop de marketing disponibil pe www.varzamurata.ro in secțiunea Prelucrarea Datelor, dar si in magazinele noastre.

- In cazul persoane juridice: prin contactarea reprezentantului de vânzări alocat (daca exista) sau prin transmiterea unui E-mail la adresa: marketingmamanina@gmail.com

După exprimarea consimțământului dvs., Fix Co Prod Food s.r.l. va putea transmite comunicări comerciale prin orice mijloc de comunicare: e-mail, telefonic, SMS, posta sau alte canale specifice.

c) Îndeplinirii obiectului nostru de activitate. Conform art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR, pot fi prelucrate date personale dacă persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice. Astfel, vă putem contacta sau putem transmite datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul realizării obiectului nostru de activitate.

În scopul prevenirii fraudelor si a prevenirii infracțiunilor, Fix Co Prod Food s.r.l. înregistrează video atât la interior cat si la exterior sediile si birourile de vânzări, fără însă a transmite sau divulga aceste înregistrări către alte persoane, cu excepția organelor statului competente.

5. Cui pot fi comunicate sau transferate datele dvs. de către Fix Co Prod Food s.r.l.?

Fix Co Prod Food s.r.l. poate comunica sau transfera datele cu caracter personal ale dvs. in condițiile in care acest lucru este necesar pentru furnizarea produselor sau executarea contractului, pentru a asigura un interes legitim al Fix Co Prod Food s.r.l. sau pentru îndeplinirea unei obligații legale, către următoarele categorii de destinatari:

- Companii care prestează servicii in numele Fix Co Prod Food s.r.l. (angajați, colaboratori si agenți implicați in furnizarea serviciilor sau comercializarea/livrarea produselor);

- Societăți de recuperare creanțe;

- Societăți ce oferă servicii de tip posta/curierat;

- Furnizori de software si/sau echipamente;

- Alți subcontractanți ai Fix Co Prod Food s.r.l.;

Partenerii contractuali ai Fix Co Prod Food s.r.l., in vederea promovării produselor si serviciilor comercializate de aceștia, exclusiv pe baza acordului dvs. exprimat in prealabil;

Autorități publice care au dreptul legal de a solicita astfel de informații, precum Autoritatea Naționala pentru Protecția Consumatorilor, instanțe de judecata sau arbitrale, precum si autorități competente sa cerceteze săvârșirea de fapte penale.

6. “Cât timp stocăm datele dumneavoastră?”

Ca regula generala, Fix Co Prod Food s.r.l. prelucrează datele dvs. cu caracter personal pe toata perioada executării Contractului si ulterior le va stoca pentru un termen cuprins intre 3 si 5 ani calculat de la data încetării relației contractuale. In anumite situații justificate de un interes legitim sau in cazul in care păstrarea datelor cu caracter personal colectate este necesara in conformitate cu legislația aplicabila in domeniu, Fix Co Prod Food s.r.l. va păstra si prelucra anumite date pe o perioada mai lunga de timp, însă fără a depăși durata maxima prevăzută de lege. Datele cu caracter personal colectate in vederea transmiterii de comunicări de marketing vor fi prelucrate pana la data retragerii consimțământului exprimat dumneavoastră, însă nu mai mult de 3 ani de la data încetării Contractului.

7. “De unde colectează Fix Co Prod Food s.r.l. datele dvs.?”

In general, Fix Co Prod Food s.r.l. colectează datele in mod direct, dar si prin persoane împuternicite sa presteze servicii pentru Fix Co Prod Food s.r.l., de la terți diverși, in cazul in care v-ați exprimat acordul pentru transferul de date, sau de pe mediile online, prin Cookie-uri. In cazul clienților persoane juridice, reprezentantul legal sau împuternicitul in relația cu Fix Co Prod Food s.r.l. este responsabil pentru datele personale pe care le oferă cu privire la alte persoane (angajați, utilizatori ai serviciilor contractate etc.) si are obligația de a informa aceste persoane cu privire la scopul transmiterii.

8. “Care sunt drepturile pe care le aveți cu privire la datele colectate de către Fix Co Prod Food s.r.l.?”

Fix Co Prod Food s.r.l. va permite exercitarea drepturilor prevăzute de legislația in vigoare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, după cum urmează:

- Dreptul de a fi informat cu privire la datele cu caracter personal prelucrate de Fix Co Prod Food s.r.l., de a obține confirmarea faptului ca prelucrează sau nu datele dvs.

- Dreptul de acces la datele dvs. si la informații precum scopurile prelucrării, categoriile de date, categoriile de destinatari sau destinatarii acolo unde este posibil, perioada de stocare preconizata. In cazul in care datele personale nu sunt colectate direct de la dvs., sursa acestor date precum si, acolo unde este cazul, existenta unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri;

- Dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea acestora;

- Dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal in cazul in care prelucrarea datelor personale nu mai este necesara, atunci când va retrageți consimțământul sau in alte cazuri prevăzute in mod expres de legislația in domeniu după expirarea perioadei de retenție (a se vedea secțiunea Cat timp sunt păstrate datele des?);

- Dreptul la restricționarea prelucrării atunci când nu este afectata relația contractuala sau îndeplinirea obligațiilor de către oricare dintre parți;

- Dreptul la portabilitatea datelor, care consta in posibilitatea de a solicita Fix Co Prod Food s.r.l. transmiterea datelor cu caracter personal furnizate de dvs., intra-un format structurat utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si transmis către un alt operator;

- Dreptul de opoziție la prelucrarea datelor cu caracter personal, in orice moment, in mod gratuit in anumite situații permise de lege (de exemplu atunci când prelucrarea datelor personale are ca temei interesul legitim al Fix Co Prod Food s.r.l.), inclusiv dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, si care produce efecte juridice care sa privească persoana vizata sau care sa o afecteze într-o măsura semnificativa. Persoana vizata are posibilitatea de a-si exprima punctul de vedere, de a solicita intervenția unui operator uman, precum si posibilitatea de a contesta o astfel de decizie.

- Dreptul de a depune o plângere in fata Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);

- dreptul de a obține de la Fix Co Prod Food s.r.l., la cerere si in mod gratuit pentru o solicitare pe an privind confirmarea faptului ca datele care va privesc sunt sau nu prelucrate de Fix Co Prod Food s.r.l.;

- dreptul de a obtine de la Fix Co Prod Food s.r.l., la cerere si in mod gratuit rectificarea, actualizarea, blocarea sau stergerea datelor a caror prelucrare nu este conforma Regulamentului (UE) nr. 679/2016, in special a datelor incomplete sau inexacte;

- dreptul de a obtine de la Fix Co Prod Food s.r.l. la cerere si in mod gratuit transformarea in date anonime a datelor a caror prelucrare nu este conforma Regulamentului (UE) nr. 679/2016;

- dreptul de a va opune in orice moment, din motive întemeiate si legitime, ca datele care va vizează sa facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor in care exista dispoziții legale contrare; in caz de opoziție justificata prelucrarea nu mai poate viza datele in cauza;

- dreptul de a va adresa justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de Regulamentul (UE) nr. 679/2016, care v-au fost inculcate.

Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace video

Fix Co Prod Food s.r.l. utilizează subsistemul de supraveghere video pentru asigurarea siguranței și securității unității. Acest subsistem vine în completarea subsistemelor de detecție și alarmare la tentativa de efracție, de control acces, de detecție, semnalizare și alarmare la incendiu, formând astfel un sistem integrat la securitate fizică. Astfel subsistemele de televiziune în circuit închis funcționează în relație de colaborare cu celelalte subsisteme enumerate mai sus, asigurând elementul de monitorizare în timp real și posibilitatea de vizualizare post-eveniment precum și înregistrare, afișarea și transmisia video către diverse persoane desemnate ca utilizatori ai subsistemului de supraveghere.

Fix Co Prod Food s.r.l. garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta procedura de acces la date cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate. La expirarea perioadei de stocare datele se șterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, precum și în cazuri temeinic justificate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic (la un interval de două luni). În cazul în care durata de stocare depășește termenul prevăzut de 30 de zile, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.

In toate cazurile, retragerea consimțământului își va produce efectele in termen de maxim 30 de zile de la data primirii cererii.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa societății Fix Co Prod Food s.r.l. cu o cerere scrisă, datată și semnată la următoarea adresă de E-mail: marketingmamanina@gmail.com

9. “Ce măsuri de securitate a adoptat Fix Co Prod Food s.r.l. pentru a vă proteja datele?”

Fix Co Prod Food s.r.l. acorda o importanta deosebita protectiei datelor dvs. si a implementat masuri tehnice si organizatorice adecvate care sunt revizuite si adaptate periodic pentru protejarea acestora impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului ilicit sau neautorizat. Printre aceste masuri se numara:

- Fix Co Prod Food s.r.l. utilizeaza metode si tehnologii de securitate, impreuna cu politici aplicate salariatilor si procedurilor de lucru, pentru a proteja datele cu caracter personal colectate conform prevederilor legale in vigoare;

- Regulamentul intern de organizare si functionare al Fix Co Prod Food s.r.l. contine reglementari cu privire la confidentialitatea datelor cu caracter personal care sunt prelucrate in cadrul unitatii;

- Personalul Fix Co Prod Food s.r.l. este instruit in ceea ce priveste securitatea si confidentialitatea datelor cu caracter personale care sunt prelucrate;

- Accesul la computerele ce contin baze de date cu caracter personal este restrictionat cu cont/user si parola;

- Datele cu caracter personal nu vor fi instrainate sub nicio forma tertelor persoane straine, iar accesul la bazele de date este permis doar persoanelor autorizate in acest sens;

Pentru mai multe detalii si informatii orice persoana interesata se poate adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.